13 раздражающих ошибок в деловой переписке

Деловая переписка – это тот вид общения, от которого во многом зависят и решение важных вопросов, и взаимоотношения с потенциальными партнерами или работодателями. Существует ряд ошибок, совершение которых может оттолкнуть потенциального партнера.

Пренебрежение приветствием

Нравится ли вам, когда входящий в ваш кабинет человек, не тратя время на элементарную вежливость, тут же переходит к сути вопроса? Мало кому такое обращение придется по вкусу.

Приветствие «доброго времени суток»

Конечно, трудно угадать, когда именно будет прочитано написанное вами письмо, однако стоит избегать на первый взгляд универсально приветствия «доброго времени суток», которое более характерно для форумов и социальных сетей, нежели для деловой переписки. Гораздо выгоднее использовать универсальное «добрый день».

Ошибки в обращении к адресату

Если беретесь за деловую переписку – ведите ее грамотно и старайтесь не попадать в число людей, делающих ошибки уже в самом начале письма – обращении. Так, например, во фразе «Уважаемая Мария Павловна» запятая после первого слова не требуется, так как обращением являются все три слова.

Также особое внимание следует уделить имени и отчеству адресата. Указывать их следует полностью, а главное – правильно. Узнавайте заранее, как зовут человека, которому пишете, дабы не называть Игоря Иваном, а Елизавету – Екатериной.

Любовь к сокращениям

Деловая переписка предполагает максимально четкие и понятные изъяснения, лишенные чего-либо, что можно было бы толковать двояко. Даже в коротких сообщениях стоит, соблюдая приличия, писать слова полностью и так, чтобы собеседник точно понимал, что именно вы имели в виду.

Использование метафор и юмора

Еще раз, возвращаясь к четкости и понятности сообщений, стоит отдельно выделить шутки и метафоры, которые также не все понимают одинаково.

Для подобных приемов общения существует личная переписка, а вот из деловой их лучше исключить: в лучшем случае, вас переспросят о смысле написанного, а в худшем – составят о вас не самое приятное впечатление.

Излишняя экспрессия

Как часто в литературе или статьях журналов и газет вы встречаете восклицательный знак? Не так часто, правда? В деловых письмах его лучше использовать еще реже, ведь главное в таком послании – информация, а не эмоции.

Формализованный текст

Стремление пользоваться сугубо формальным языком приводит иногда к тому, что смысл написанного ускользает от адресата, насколько простой бы ни была информация. Старайтесь выражаться просто и по сути.

Выделение слов и строк заглавными буквами

Слова и предложения заглавными буквами посреди обыкновенного текста для множества пользователей интернета и социальных сетей прочно ассоциируются с криком. Кому придется по вкусу крик?

Преждевременная благодарность

Если вы привыкли добавлять после изложения своего вопроса фразу «заранее спасибо» постарайтесь как можно скорее избавиться от подобных привычек.

Такая преждевременная благодарность заставит воспитанного человека чувствовать себя обязанным, что может побудить его к ограничению контактов с вами в дальнейшем.

Небрежность в указании темы послания

Думали ли вы о том, что адресат может открывать далеко не все письма, приходящие на его электронный адрес? Первыми будут открыты письма, в которых четко и понятно указана тема и можно понять, о чем именно идет речь в самом файле.

Даже тщательно подготовленный и важный документ может быть проигнорирован, если не будет указана тема или в этом поле будет написано что-то вроде «от Сереги».

Отступление от делового стиля

Стиль переписки и ее правила не стоит игнорировать даже в том случае, если вы в хороших или почти родственных отношениях с адресатом.

Ваше письмо – документ, который может быть передан по инстанции или прочитан еще кем-либо. Не стоит смешивать личные отношения с рабочими, дабы не скомпрометировать ни одну из сторон.

Возвращение к давно обсуждавшимся вопросам без напоминания

Возвращаясь к вопросу, который обсуждался некоторое время назад, стоит вкратце напоминать собеседнику, о чем именно идет речь: в письмах отсутствует история и бывает трудно ориентироваться в обсуждении, особенно если одновременно приходится выполнять несколько задач.

Неумение пользоваться ветками писем

Ветки писем – необходимый инструмент для тех, кто ведет переписку одновременно с множеством адресатов. Стоит максимально освоить его для того, чтобы оперативно отвечать на письма и делать рассылки, экономя время и себе и собеседникам.